Siru Kab. Manggarai Barat

SOP Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi 

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi adalah panduan tertulis yang sistematis untuk memastikan pengelolaan informasi publik yang efektif, transparan, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan, terutama Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

 SOP ini menjadi pedoman bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan unit kerja terkait dalam suatu badan publik. 

mostbet mostbet mostbet mostbet mostbet mostbet mostbet mostbet mostbet

 Berikut adalah kerangka umum dan elemen kunci yang biasanya terdapat dalam SOP Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi :

 Kerangka SOP Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

Sebuah SOP yang baik biasanya mencakup elemen-elemen berikut: 

  1. Pendahuluan/Latar Belakang. Menjelaskan dasar hukum (UU KIP, dll.), tujuan SOP, dan ruang lingkup penerapannya.
  2. Penjelasan istilah-istilah kunci (misalnya, Informasi Publik, Dokumentasi Publik, PPID, Pemohon Informasi).
  3. Struktur Organisasi/Pelaksana.Menjelaskan peran dan tanggung jawab dari setiap unit atau individu yang terlibat (Ketua PPID, Petugas PPID, Unit Pengelola Informasi).
  4. Prosedur/Alur Kerja.Bagian inti yang merinci langkah demi langkah untuk setiap aktivitas pengelolaan informasi.
  5. Formulir dan Kelengkapan. Lampiran formulir yang dibutuhkan (misalnya, formulir permintaan informasi, formulir daftar informasi publik, formulir keberatan).
  6. Pencatatan dan Pelaporan.Mekanisme untuk mendokumentasikan setiap kegiatan dan pelaporan secara berkala.

Prosedur Utama dalam SOP

SOP Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi terdiri dari beberapa sub-prosedur yang lebih spesifik, antara lain:

  1. SOP Pendokumentasian Informasi Publik

Proses ini bertujuan untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, dan menyimpan informasi secara terstruktur. 

  • Kegiatan :
  • Pengumpulan :Unit/bidang terkait mengumpulkan seluruh informasi dan dokumentasi yang dihasilkan atau dikuasai.
  • Klasifikasi: Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan informasi menjadi:
    • Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, dan setiap saat.
    • Informasi yang dikecualikan (rahasia negara, data pribadi, dll.) setelah melalui uji konsekuensi.
  • Penyusunan DIP (Daftar Informasi Publik) :Menyusun daftar inventarisasi seluruh informasi publik.
  • Penyimpanan :Mendokumentasikan informasi dalam bentuk hardcopy dan/atau softcopy di tempat penyimpanan yang aman dan terorganisir.
  • Pembaruan :Memperbarui DIP secara berkala. 
  1. SOP Pelayanan Permohonan Informasi Publik

Prosedur ini memandu alur penanganan permintaan informasi dari masyarakat. 

  • Kegiatan:
  • Penerimaan Permohonan :Menerima permintaan informasi (langsung atau tidak langsung, misal: online atau email) menggunakan formulir standar.
  • Verifikasi :Memeriksa kelengkapan persyaratan pemohon.
  • Pencatatan :Merekam permintaan dalam buku register/sistem pendataan.
  • Koordinasi Internal :Unit PPID berkoordinasi dengan unit kerja terkait untuk penyediaan informasi.
  • Uji Konsekuensi (jika perlu) :Melakukan pengujian terhadap informasi yang berpotensi dikecualikan.
  • Pemberian Informasi :Memberikan informasi yang diminta (atau surat penolakan jika informasi dikecualikan) dalam jangka waktu yang ditetapkan undang-undang (biasanya 10 hari kerja, dapat diperpanjang).
  1. SOP Penanganan Keberatan Informasi

Prosedur ini mengatur jika pemohon informasi mengajukan keberatan atas penolakan atau ketidakpuasan terhadap layanan yang diberikan. 

  • Kegiatan:
  • Penerimaan Keberatan :Menerima formulir keberatan dari pemohon.
  • Pencatatan:Merekam keberatan dalam register.
  • Penyelesaian Internal :Atasan PPID melakukan mediasi atau keputusan internal dalam jangka waktu tertentu.
  • Pemberitahuan Hasil :Memberi tahu pemohon tentang keputusan Atasan PPID.

Rujukan ke Komisi Informasi : Jika pemohon masih tidak puas, mereka berhak mengajukan sengketa informasi ke Komisi Informasi